凡是反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，应组立永久保存卷。永久保存的文件主要包括两部分：一部分是本机关制定的属于法规性、政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，本机关党委（党组）和行政办公会议的记录、纪要和讨论通过的文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，本机关机构设置、演变、人员编制、职工和党员名册，本机关领导人与本机关对直属单位领导人任免的文件材料等。另一部分是直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要的文件材料；非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料；党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料等。

②长期保存　凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对机关工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。列入长期保管的文件材料也包括两部分：一是本机关一般工作问题的文件材料，如半年的、季度的一般专题的工作总结、报告等；本级或本机关各种重要代表大会的贺信、贺电、讨论未通过的文件，本机关召开的工作会议和重要专业会议的典型材料、代表发言，简报；人事管理工作形成的一般文件材料，如本机关内部机构负责人的任免材料，干部职工录用、转正、调资、定级材料，调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根等。二是直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并重要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告等文件材料。

③短期保存　凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，应列为短期保管。比如，本机关制发的一般事物性的文件材料，一般专业会议文件材料；上级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；不相隶属机关制发的非本机关主管业务但要参照执行的文件材料；下级机关