情况适当划分为若干问题，然后结合作者、文件名称或形成时间等特征进行组卷。第三，也可以按照文件的名称，兼顾文件所反映的问题、文件的作者、文件之间的联系等，进行组卷，如请示、指示、决议、通报，以及法规、规章等，分别组卷。第四，也可以按时间特征立卷，就是把属于同一个年度的文件，按文件形成的时间先后排列，集中组卷。但在文件较多的情况下，仍须按文件的问题特征、作者特征，参照文件之间的联系、保存价值，分别立卷。文件很少的单位，可以不再细分，只按年度立卷即可。按时间特征立卷，要解决好以下几个具体问题：针对性很强的文件，如年度计划、工作总结、预算、决算等，放在针对年度立卷，两年以上的长期规划、计划，放在针对时期的第一年立卷。跨年度形成的文件或跨年度办完的文件，按文件涉及的主要年度或办完年度立卷。跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的请示，放在请示年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结束年立卷。

（4）按文件保存价值组卷　一个机关或单位，在一年内形成许多文件，保存价值是不相同的。文秘工作者在组卷时，正确分析和鉴别文件材料内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，确定文件材料的保存价值，区别不同保存期限分别立卷。否则，将具有重要历史查考价值、科学研究价值而需要长久保存的文件与一些只有短期查考价值的文件混杂在一起立卷，久而久之，势必造成档案体积庞大，也给档案管理带来麻烦。若干年后，要剔除已失去保存价值的文件，就必须重新鉴定，拆卷整理，造成人力、物力的浪费。根据国家档案局有关文件规定，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年左右，短期为3年至15年。

文秘工作者在立卷时，应参照国家档案局关于机关档案保管期限的规定，准确地判定文件材料的保管期限。

①永久保存