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（一）签字仪式准备工作

签字仪式是一种正式、隆重的商务活动，应予以充分准备，做到万无一失。准备待签文本

洽谈或谈判结束后，双方应指定专人按谈判达成的协议做好待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等工作。文一旦签字就具有法律效力，因此对待文木的准备应当郑重严。

在准备文本的过程中除了要核对谈判协议条件与文本的一致性以外，还要核对各种批件，主要是项目批件、许可证、用汇证明设备分交文件订货卡等是否完备，合同内容与批件内容是否相符等等。审核文本必须对照原稿件，做到一字不漏，对审核中发现的问题，要及时互相通报，通过再谈判达到谅解一致并相应调整签约时间。在协议或合同上签字的有几个单位，就要为签字仪式提供几份样本。如有必要，还要为各方提供一份副本。与外商签订有关的协议合同时，按国际惯例待文本应同时使用宾主双方的母语。

待签文本通常应装订成册，并以仍皮或其他高档质料作为封面，以示郑重。其规格一般为大八开，所用纸张务必高档，刷务必精美。作为主方应为文本的准备提供准确、周到、快速的服务。

2.确定签字人员

在举行签字仪式之前，有关各方应预先确定好参加签字仪式的人员，并向其有关方面通报。主签人可以是双方参加谈判的主谈人，也可以是双方更高级别的领导人，这要视文件的性质来确定。主签人的身份应当大致相等，并具有法定的全权代表资格。其他参加人员一般为参加谈判的人员客方尤其要将出席签字仪式的人员提前通报主方，以便主方安排。按一般礼貌做法，双方人数最好大体相等。为了表示重视，双方也可对等邀请更高一层的领导人出席签字仪式。

参加签字的有关各方事先还要安排一名熟悉签字仪式详细程序的助签人，并商量好签字的有关细节。助签人主要负责帮助主人在签字时翻文本，指明需要签字之处，助签人必须参加谈判的全过程和文本的整理起草制作工作助签人必须做到认真仔细，忠实可靠。

由于签字仪式的礼仪性极强，签字人员的穿着也有具体要求。主签人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼仪性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并配以白色衬衫与深色皮鞋。在签字仪式上露面的礼仪接待人员，可以穿自己的工作服，或是旗袍一类的礼仪性服装。

3.布置签字场地

签字场地有专用的，也有临时以会议厅、会客室来替代的。布置的总体要求是庄重、整洁、清静。

签字厅应铺设地毯，正规的签字桌应为长桌上铺深绿色的台呢。按照仪式礼仪的现范，签字桌应当横放，其后可摆放适量的座。签双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。签字人就座时一般应面对正门。签署多边合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座，也可为每位签字人提供座椅。多方签字时还可将桌子排成圆形，客方的座位在主方的右边。

在签字桌上，应事先摆放好待签文本，以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

涉外签字仪式要挂各方的国旗国旗可以按主左客右交叉插在签字中央的旗架上，也可以分别插在两边或并挂在墙上多方签字时，则插在各方座位前的桌上。

（二）签字仪式的程序

签字仪式的时间虽然不长，但它是合同、协议签署的高潮，其程序要规范、庄重而热烈。

1.签字仪式开始

有关各方人员进入签字厅，按照既定的位次各就各位签字者按照主居左客居右的位置入座，双方其他随从人员依照职位身份的高低，自左至右（客方）或自右至左（主方排列站于己方签字人之后；也可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。双方助签人应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。

签署多边合同时，各方签字人须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前签字；助签人应随之一同行动，在助签时，以右高左低”的惯例，助签人应站立于签字人的左侧；有关各方的随员，应按照一定的序列面对签字桌就座或站立。

2.签字人签署文本

签字人签署文本通常的做法是先签署已方保存的合同文本，再签暑他方保存的合同文本，这一做法在礼仪上称为“轮换制。它的含义是在位次排列上轮流使各有关方有机会居于首位一次，以显示机会均等。

3.交换合同文本

双方签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本，与此同时各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自方才使用过的签字笔，以示纪念。这时全场人员应鼓掌表示祝贺。

4.共同举杯庆贺

交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人相互碰杯，以互相道贺，这是国际上通用的用以增添喜庆色彩的做法。

退场时请双方最高领导者及客方先退场，然后东道主冉退场。签字仪式结束。一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。

（三）签字仪式中的服务工作

在签字仪式中商务秘书要做好以下服务工作:

1.为签字文本准备好必需的设备工具和材料；

如计算机、打印机、复印机、装订机、纸张、签字笔，适合的文本包装材料等2.签字厅所必需的桌椅及其他配置；

 4准备香槟酒和酒杯；

5，签字仪式的人员安排表和时间安排表并及时通知6做好引领和各环节的时间提示工作；

7.签字仪式各项材料的整理和保管；

8.字仪式结束后应整理好签字厅。